Classer un document

Après avoir scanné vos documents, vous pouvez les classer en documents de gestion (facture fournisseur ou client), en documents liés au social ou au juridique.

Vous pouvez aussi saisir un certain nombre d’informations sur votre document afin de gérer vos échéances et votre activité en général. Pour cela, utilisez les fonctions du bandeau Classement de vos documents.

Au minimum, vous devez indiquer que c’est un document A classer plus tard pour pourvoir le publier sur le portail.

Reconnaître un document classé

Les documents classés affichent l’icône tandis que les documents non classés affichent l’icône .

Notez que vous pouvez modifier le classement de vos documents. Pour cela, cliquez sur Changer la catégorie du document.

Ajouter un libellé

Quand vous classez un document, créez un libellé (mot clé) puis associez-le au document. Les libellés permettent de retrouver les documents plus facilement.

Pour ajouter un libellé, cliquez sur le plus. Vous pouvez associer autant de libellé que vous le souhaitez et plusieurs fois le même.

Exemple

Un libellé peut être utilisé pour savoir à quel service de l’entreprise un document doit être rattaché. Vous pouvez ainsi avoir les libellés marketing, commercial, logistique, etc.

Publier un document 

Une fois les documents classés, vous pouvez les publier sur le Portail en cliquant sur Publier situé en haut au centre.

Segmenter un document en plusieurs documents

Le document scanné peut être considéré comme plusieurs documents en une page.

Pour segmenter un document en plusieurs documents différents :

1. Sélectionnez les pages qui n’appartiennent pas au document et faîtes-les glisser dans la colonne de gauche.
2. Cliquez sur Créer un document par page.

Rassembler plusieurs documents en un seul

Le document scanné peut être considéré comme un seul document en plusieurs pages.

Pour créer un unique document à plusieurs pages : faîtes glisser les pages vers la colonne à l’intérieur (la plus proche de l’aperçu du document).

Positionner un document

 Si un document n’est pas positionné dans le bon sens, vous pouvez l’éditer et le tourner afin qu’il soit lisible.